Équipes dispersées aux quatre coins du pays, participants qui scrutent l'empreinte carbone de leurs déplacements, collaborateurs en quête de sens... Le monde des séminaires change, et c'est une formidable opportunité pour vous, hôtes visionnaires !
La bonne nouvelle ? Pas besoin de tout bouleverser du jour au lendemain. L'important est d'avancer à votre rythme, en rendant chaque progrès visible et inspirant, pour rester dans l'air du temps.
Hybridation : créer une présence chaleureuse, à distance
Des absents, il y en a toujours eu. Et dans cette nouvelle ère où le télétravail reste courant, un hôte peut encore se dire prêt à accueillir "tout le monde".
Mais souvenez-vous de ces réunions où les participants à distance n’étaient plus que de petites vignettes dans un coin d’écran, à peine audibles sous les bruits sourds d’un micro mal réglé ou d’un wifi capricieux...
Au Morning Concorde, place de la Concorde à Paris, cette époque est révolue. Chaque salle hybride fait une place royale aux participants distants, qui apparaissent grandeur nature sur un mur LED entier. La technologie au service de l'humain, tout simplement. Bon, les absents auront quand même toujours tort, même sur un mur digne d'une salle de concert.
Comment humaniser votre approche hybride ?
📹 Côté équipement audiovisuel :
- Double affichage (deux écrans) : Un écran pour la visioconférence (visages) + un autre pour la présentation. Cela évite que les participants en visio soient "réduits à une miniature" pendant les slides.
- Micro omnidirectionnel de table + traitement écho/anti-bruit : Améliore la clarté des échanges et évite que les participants distants ratent des discussions informelles.
- Barres de visioconférence tout-en-un (type Polycom, Logitech Rally Bar) : Micro, caméra et haut-parleurs intégrés, pour des petites salles sans câblage complexe.
🪑 Côté aménagement humain :
- Disposer les sièges en demi-cercle autour de la caméra principale : Les participants locaux regardent naturellement vers l'écran/caméra, pas dos aux distants.
- Ajouter un "moderator seat" dédié à la gestion du chat : Une personne dans la salle est chargée de surveiller et relayer les questions du chat distant. Cela donne du poids aux interventions en ligne.
- Mettre un "totem visio" mobile pour petits groupes : Une borne mobile avec tablette ou écran pour connecter un participant distant directement avec un sous-groupe physique.
🎨 Côté design et ambiance :
- Lumière frontale douce sur les participants (type panneaux LED diffusés) : Améliore la qualité vidéo et rend les expressions faciales plus visibles.
- Habillage acoustique (panneaux muraux, moquettes, rideaux lourds) : Réduit l'écho pour un son naturel et plus immersif.
- Décoration chaleureuse visible en arrière-plan : Plantes, bibliothèques, couleurs douces → donne un effet "salon professionnel" au lieu de l'image froide des salles de réunion classiques.
🔧 Côté usage et expérience :
- Tester systématiquement le matériel avant chaque réunion hybride : Petits tests de 5 minutes pour éviter l’effet "on vous entend pas" qui démotive les distants.
- Créer une "charte de réunion hybride" partagée : Règles simples : lever la main virtuelle, caméra allumée quand possible, tour de parole équitable, etc.
- Utiliser un timer visuel pour les interventions : Un simple minuteur (physique ou digital) visible par tous pour rythmer les échanges et éviter que les distants soient oubliés.
Écoresponsabilité : des actions concrètes qui résonnent
Aujourd'hui, pour le client, la responsabilité écologique n'est plus une option : elle s'impose comme une norme incontournable. Entre 2010 et 2020, la part des Français considérant le réchauffement climatique comme leur principale préoccupation environnementale a augmenté de 23 points.
Pratiques non écologiques fréquentes :
- Bouteilles d’eau en plastique individuel dans les salles de réunion.
- Gobelets en plastique jetable au café d'accueil ou aux pauses.
- Miniatures de produits d’hygiène (shampoing, gel douche, etc.) en petits flacons plastiques dans les chambres.
- Climatisation forcée allumée en continu même dans les pièces vides.
- Buffets avec beaucoup de gaspillage alimentaire (quantités mal gérées, invendus jetés).
- Absence de tri sélectif (aucune poubelle de tri disponible pour les clients).
- Objets promotionnels inutiles et jetables (goodies plastiques, flyers non recyclés).
- Emballages alimentaires individuels pour chaque portion au lieu de grands contenants (viennoiseries sous film plastique par exemple).
- Serviettes et draps changés systématiquement tous les jours sans que le client puisse le refuser facilement.
- Sacs en plastique proposés pour le linge ou les courses, au lieu de sacs réutilisables.
- Décors éphémères non durables (ballons, bâches, kakemonos non recyclables).
Petits pas vers un impact positif :
- Évitez autant que possible de proposer les éléments listés précédemment.
- Utilisez les données de l'ADEME pour estimer l'empreinte carbone des trajets, et ajoutez cette information sur les badges. Vos clients apprécieront cette transparence qui donne du sens à leurs efforts. Naboo propose également à ses utilisateurs et clients de simuler l’impact carbone de l’organisation de leur séminaire dès l’édition du devis.
- Créez une charte simple "80% de fournisseurs locaux" et racontez brièvement l'histoire de ces partenaires sur votre page de réservation, donnez un visage humain à votre démarche.
Célébrez vos progrès, aussi modestes soient-ils
Un simple tableau partagé peut devenir votre meilleur allié pour noter :
- Les retours enthousiastes sur vos sessions hybrides.
- Les kilos de déchets évités grâce à vos initiatives.
- Les retours de vos clients qui constatent ces pratiques.
Partagez ces petites victoires, elles racontent l'évolution vivante de votre lieu et inspirent vos futurs clients.
Votre chemin vers 2026, pas à pas
Observez d'abord avec curiosité : où sont vos forces ? Choisissez ensuite un chantier qui vous parle particulièrement. Avancez doucement, une action concrète par trimestre suffira à créer du mouvement. Et surtout, partagez votre parcours, les réussites comme les apprentissages à vos clients et sur vos réseaux.
Prenez un moment, une tasse de thé à la main, et choisissez une évolution dans chacun de vos deux piliers : Hybride et Écologique. Chaque pas vous rapproche du lieu dont on parlera avec émotion en 2026, celui que les entreprises recommanderont spontanément parce qu'on s'y sent bien, tout simplement.
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